学校法人京都精華大学（以下、「本法人」といいます。）は、2024年9月28日、理事会において、理事の職務執行が法令・寄附行為に適合することおよび業務の適正を確保するための体制の整備に関し、本法人の基本方針を以下の通り決定しました。
1．経営に関する管理体制
- 理事会は、定時に開催するほか、必要に応じて臨時に開催し、法令・寄附行為に従い、必要な事項については評議員会の意見を聴いたうえで、業務執行上の重要事項を審議・決定するとともに、理事の職務執行を監督する。
- 寄附行為ならびに「理事会運営規則」および「評議員会運営規則」に基づき、理事会および評議員会の役割、権限および体制を明確にし、適切な理事会および評議員会の運営を行う。
- 寄附行為および理事会決定に基づき、業務を執行する理事の担当業務を明確化し、事業運営の適切かつ迅速な推進を図る。
- 職務分掌・決裁権限を明確にし、理事、職員等の職務執行の適正性を確保するとともに、機動的な業務執行と有効性・効率性を高める。
- 理事会、評議員会等の重要会議の議事録その他理事の職務執行に係る情報については、寄附行為および「文書管理規程」に基づき、適切に作成、保存および管理する。
- 内部監査部門を設置し、業務の適正および効率性を確保するため、業務を執行する各部の職務執行状況等を定期的に監査する。
- 理事会の業務決定権限の一部を受任する等して業務執行を適切に行うための組織として、常務理事会を設ける。
2．リスク管理に関する体制
- リスク管理に関し、体制および「リスク管理規程」を整備し、役割、リスク対応方法等を明確にする。
- 「個人情報保護方針」および「個人情報保護に関する諸規程」に基づき、個人情報の保護と適切な管理を行う。
- 本法人の経営に重大な影響を及ぼすおそれのある重要リスクについては、理事会で審議し、必要に応じて対策等の必要な事項を決定する。
- 災害、事故その他の緊急時に備え、対応組織や情報連絡体制等について規程等を定める。
- 研究活動について、内部牽制機能による研究費の適正経理、研究不正の防止および知的財産の保護を確保するため、規程等を定めるとともに、必要な措置を講じる。
3．コンプライアンスに関する管理体制
- 理事および職員が法令ならびに寄附行為および本法人の規程を遵守し、確固たる倫理観をもって事業活動等を行う組織風土を高めるために、「コンプライアンス規程」を定める。
- 本法人のすべての役職員のコンプライアンス意識の醸成と定着を推進するため、不正防止等に関わる役職員への教育および啓発活動を継続して実施、周知徹底を図る。
- 「内部通報規程」を制定し、本法人の内外から匿名相談できる通報窓口を設け、不正の未然防止を図るとともに、速やかな調査と是正を行う体制を推進する。通報窓口に対しコンプライアンスに関する相談または違反に係る通報をしたことを理由に、不利益な取扱いは行わない。
- 法令・寄附行為等に違反する行為が発見された場合には、「コンプライアンス規程」に従って、理事会において迅速に状況を把握し、適正に対応する。
4．監査環境の整備（監事の監査業務の適正性を確保するための体制）
- 監事は、「監事監査等職務規則」に基づき、公平不偏の立場で監事監査を行う。
- 監事は、理事会、評議員会等の重要会議への出席ならびに重要書類の閲覧、審査および質問等を通して、理事等の職務執行についての適法性、妥当性に関する監査を行う。
- 監事は、理事会が決定する内部統制システムの整備について、その決議および決定内容の適正性について監査を行う。
- 監事は、重要な書類および情報について、その整備・保存・管理および開示の状況など、情報保存管理体制および情報開示体制の監査を行う。
- 監事が職務を補助する職員（以下「補助職員」という。）を置くことを求めた場合、法人は、監事の求めを尊重し、補助職員を配置することを検討するものとする。
- 補助職員は、監事の指揮命令下で監事の職務を補助する職務を行い、監事以外からの指揮命令を受けないものとし、当該補助職員の異動および懲戒等については、監事の意見を尊重する。
- 理事または職員等は、本法人に著しい損害を与えるおそれのある事実または法令、寄附行為その他の規程等に著しく違反する行為等を発見したときは、直ちに理事長、業務執行理事ならびに監事に報告する。
- 理事および職員等は、職務執行状況等について、監事または監事の指示を受けた補助職員が報告を求めた場合には、速やかにこれに応じる。
- 理事長は、定期的に監事と会合を持つなどにより、事業の遂行と活動の健全な発展に向けて意見交換を図り、相互認識を深める。
- 監事がその職務の執行について生ずる費用の前払いもしくは支出した費用の償還または負担した債務の弁済を請求した場合には、速やかに相当額を支払う。
5．本方針の改廃
本方針に見直しの必要性が生じた場合は、理事会の決議により改正するものとする。