研究活動の公正な実施に向けて Research Activities

京都精華大学科学研究費補助金執行の手引き

2017年8月1日 改訂

科学研究費補助金の使用にあたっては、この手引きや学内規程、文部科学省・日本学術振興会の「使用ルール(補助条件)」、「科研費ハンドブック(研究者用)」等を熟読の上、執行してください。
なお、不明な点がありましたら、必ず、事前に研究推進グループまでお問い合わせください。

科研費に関するお問い合わせや物品の発注依頼等は、下記にお願いします。
科研費専用メールアドレス kenkyu@kyoto-seika.ac.jp

研究推進グループ

上田・井上(外線:075-702-5263 / Fax:075-722-5440)

研究費の種類について

1.「直接経費」について

研究活動に直接必要な経費として以下の費目があります。

(1)物 品 費 : 
図書、機器備品、消耗品等の物品を購入するための経費。
(2)旅   費 : 
研究代表者、研究分担者が研究活動のために国内外に出張するための経費(交通費・宿泊費・日当)。
(3)人件費・謝金: 
研究活動に伴って発生する役務や作業に対する謝金・報酬、または賃金・給与、アルバイト代等を支払う経費。
(4)その他の経費: 
上記以外の経費で、研究を遂行するために必要とされる印刷費、通信費、運搬費、会議費などの経費。

2.「間接経費」について

研究者の研究活動を支援し、研究環境を整備するなどのために研究機関(京都精華大学)に割り当てられた経費です。

物品の発注について

1.物品の購入は、原則として研究推進グループから発注いたします。

研究者が物品を購入する場合は、下記のフローに従ってください。

①研究者は、研究推進グループへ「発注依頼」をメールで提出する

  • 備品を購入する場合は、「発注依頼書」と「見積書」(場合によって複数社)を添付
  • 「発注依頼書」には、購入理由、金額、発注業者等の発注情報を記載
  • 発注業者を指定したい場合は、「業者選定理由書」を添付

②研究推進グループから業者へ発注

③業者から研究推進グループへ納品(付 納品書、請求書)

④研究推進グループにて納品物の検収(納品書に検収印を押印)

  • 図書に関しては、図書管理番号の付与、図書明細書を作成します。
  • パソコンやデジタル機器等の換金性の高い物品には「科研費」シールを貼付して、物品所在記録を作ります。
  • 金券類は購入数・使用数を確認します。

⑤研究者への物品・納品書・請求書を引渡し

⑥研究者は、「支払依頼書」(納品書・請求書添付)を研究推進グループへ提出

⑦研究推進グループが記載内容をチェックした後、経理へ「支払依頼書」を提出

⑧経理課から業者へ支払いが行なわれて終了

  • 納品書、請求書の日付は業者が記載し、宛名は「京都精華大学 研究代表者氏名」としてください。
  • WEB上での発注の場合は、納品先を「研究推進グループ」としてください。

2.研究者自身が物品を発注・購入する例外的措置

研究者と業者との直接的接触や、研究者による特定業者への発注を防ぐことを目的に物品の発注は、原則として研究推進グループから行いますが、下記の場合においては、研究者自身が発注・購入することを認めています。ただし、発注権限、発注先選択の公平性、発注金額の適正性についての説明責任が発生することにご留意ください。

  • (1)一度の発注金額が5万円未満で、受注業者が研究推進グループに物品を直接納品することができる場合。
    研究者は、物品を発注した時点で、必ず「発注情報」を研究推進グループに届け出てください。納品以降の手続きは、前述フロー③以降と同様。
  • (2)出張先での物品の購入
    学会等で出張し、現地で書籍・研究資料等を入手することが必要な場合。
    立替払いとなりますので、領収書(原本)、カード利用明細書(コピー可)等を必ず入手し、「支払依頼書」に添付して研究推進グループへ提出して下さい。前述フロー⑦以降と同様。

3.物品類の区分と取り扱いについて

購入される物品によっては、下記の区分とその取り扱い方法が定まっていますので事前にご承知下さい。取り扱い事務については、研究推進グループにご相談下さい。

<機器備品、図書、消耗品の区分と取り扱いについて>

①機器備品

  • 10万円以上の機器備品類は、研究推進グループで現物の検収(装備等)をした後に、研究者へ貸与します。同時に施設部門では大学への寄付手続をするために備品登録を行ないます。
  • 後日「備品登録票(シール)」が配布された場合は、必ず各自でシールを物品に貼り付けておいて下さい。
  • 研究期間終了後、または退職される場合の物品処理については、研究推進グループにご相談下さい。
  • 研究者が他の研究機関に異動される場合には、当該物品を研究者へ返還いたします。

②図書(ISBNが付いているもの)

  • 研究推進グループで検収・装備後に研究者へお渡しします。
  • 研究期間終了後に大学への寄付手続を行ないますが、継続利用申請を申し出ることで、引き続き図書を利用することができます。
  • 研究者が他の研究機関に異動する場合は、研究者へ返還いたします。
  • 電子書籍の場合は、消耗品扱いとなります。

③消耗品

  • 10万円未満の物品類は、消耗品として扱いますので寄付等の必要はありません。
  • [各種の関連書類の提出について]
    科研費関係の書類、「科研費物品発注依頼書」、「業者選定理由書」、「寄贈届出書」、「支払依頼書」等は、所定の書式を使用してください。
    • 旅費の執行について

      • 1.「出張願」の提出
        出張する場合は、必ず事前に「出張願」を提出し、承認を得て下さい。
        京都精華大学専任教員は、学内システムの「X-point」から電子申請して下さい。
        専任以外の方は紙媒体の「科研費用出張願」を研究推進グループまで提出して下さい。
      • 2.出張後の処理
        出張後は、すみやかに、「出張報告書」を提出して下さい。
        京都精華大学専任教員は、学内システムの「X-point」から電子提出して下さい。
        同時に必用書類を用いて旅費の精算処理をお願いします。
        専任以外の方は紙媒体の「支払依頼書」「科研費用出張報告(記録)書」「旅費請求書」に、該当する領収書類および出張内容を確認できる資料を添えて、研究推進グループまで提出して下さい。
        立替払いされた旅費は、後日、登録された個人の振替口座に送金されます。
      • 3.注意事項
        ①旅費の執行については、立替払い、クレジットカードの使用を認めています。
        ②旅費の算出基準は、本学の「旅費規程」に基づいて算出してください。

        • 宿泊費は、1泊12,000円以内で実費支給されます。
        • 私用車の利用は原則として認められていません。
        • 航空券の半券や新幹線の運賃等領収書を必ず提出ください。
        • 海外出張帰国時は、パスポートの顔写真および入出国スタンプのコピーを取って、精算書類に添付して提出ください。
        • 外国為替換金時の為替レート票がある場合は、必ず添付して下さい。

      人件費・謝金の支払いについて

      研究活動に伴って発生する役務や作業に対する人件費・謝金の支払いに関しては、図書券等の金券類で対応することが望ましいです。例外的に現金で支払われる場合は、原則として大学から本人の口座へ振り込みます。
      人件費・謝金は、研究代表者と分担者以外の研究協力者に対して発生します。
      支払区分は、以下の3つに分けられます。

      • 「アルバイト雇用」:時給制で支払います。(本学学生のみ)
      • 「業務委託」:契約書を締結し、出来高制で支払います。
      • 「謝 礼」:講演等への謝金・謝礼として支払います。
          • 謝金等の立替払いは、認められていません。個人口座への振込みとなります。
          • 例外として、海外にて現地通貨で支払う場合は必ず本人の受取サインが必要となります。
          • 詳細に関しましては、「臨時職員就業規則」、「講演等謝礼規程」を参照ください。
            • ①アルバイト雇用の注意点

              • 「アルバイト登録」および「給与振込依頼書」の提出が必要です。事前にご相談下さい。
              • アルバイトの勤務時間は研究者が確認し、「アルバイト勤務報告書」を作成して下さい。
              • アルバイト勤務報告書には、本人と研究者の署名・押印が必要です。
              • 研究推進グループでは、出勤簿を設置して勤務状況を確認します。
              • 研究推進グループでは、面談やヒヤリングにより勤務条件の説明、出勤簿・勤務内容の確認等を行います。
                • ②業務委託の注意点

                  • 業務委託は、委託前に勤務内容や期間等を明確にした「業務委託契約書」を大学と本人(または法人)とで締結する必要があります。
                  • 業務委託の発注については、特定の発注先に偏らないようにして下さい。
                  • 有形の成果物がある場合、成果物及び完了報告書等が確認できる書類で検収を行います。
                  • データベース作成、機器の保守・点検など、特殊な役務に対する検収は、原則として現物確認によることとし、現物がない機器の保守・点検などの場合は、原則として検収担当者の立会い等による現場確認を行うこととします。
                    • その他の経費について

                      その他の経費の例としては、印刷費、通信費、運搬費、会議費などが上げられますが、これら以外の経費項目の執行が発生する場合は、必ず事前に研究推進グループにご相談下さい。

                      科研費の執行に関する注意

                      • 科研費全体の執行に関しては、研究推進グループでも予算執行状況を確認し、必要に応じて予算の適正執行を促します。予算執行が計画から大きく遅れている場合は、研究計画の遂行に問題がないかを確認し、問題がある場合は研究計画を変更する等の改善策を講じます。
                      • 研究費の年度末での集中使用は避けて、計画的に執行して下さい。
                        研究費を年度内に使い切れずに返還することになっても、その後の採択等には影響しません。無理に使い切らずに返還して下さい。
                      • 正当な理由により、研究費の執行が当初計画より遅れている場合等においては、繰越制度等の申請が可能ですので、ご相談下さい。
                      • 他大学からの分担金の配分を受ける場合は、相手先の締め切りに併せて研究費を執行します。
                      • 科研費の執行に関しましては、定期的に内部監査を実施しています。物品の管理状況等を確認するために研究室を訪問する場合がありますので、ご協力をお願いします。
                      • 科研費と学内の個人研究費等との合算使用に関しては、特別な経費振分けが必要とされますので、必ず事前に相談して下さい。
                        • 最後に、科研費の不正な受給や不正使用が認められた場合は、交付制限や返還、ペナルティ等が科せられることがあります。学振が定める科研費使用に関するルールと学内諸規程に従った正しい使用に努めて下さい。

                          <参 考> 科研費の執行に関わる学内関連諸規程

                          • 「京都精華大学研究倫理規程」
                          • 「京都精華大学研究倫理委員会規程」
                          • 「京都精華大学研究費執行における不正防止規程」
                          • 「学校法人京都精華大学における事業執行に関する規程」
                          • 「京都精華大学における競争的資金等に係る間接経費の取扱規程」
                          • 「学校法人京都精華大学における研究活動上の不正行為に関する規程」
                          • 「学校法人京都精華大学旅費規程」
                          • 「学校法人京都精華大学臨時職員就業規則」
                          • 「学校法人京都精華大学講演等謝礼規程」
                          • 「京都精華大学研究費内部監査委員会規程」
                            • 以上